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数字时代的职场生存手册

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  • TA的每日心情
    难过
    2016-4-26 10:45
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    [LV.1]初来乍到

    发表于 2019-5-2 10:07:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
    最近中国的程序员们反对“996”(也就是朝九晚九,一周六天)的加班文化,提出了“996.ICU”的口号,隐含的意思是,加班久了,就可能因为过劳进医院的重症监护室(ICU)。

    医院的ICU还真能给时间日益碎片化的职场提个醒。ICU里的重症病人身上插满了管子和各种检测仪器,这些仪器会不断发出报错或者警告信息。问题是,有些报错只是小问题,有些警告却性命攸关,但是大多数报错警报却没有明显区别。因此,护士很容易疲于奔命,时间久了,很可能会忽略重要的警报信息。

    ICU里护士的经历告诉我们,当我们在被各种信息频繁打扰的环境中身处久了,会出现很多问题:一方面因为疲于奔命而身心疲惫;另一方面却因为被过度打扰而注意力涣散,分不清楚轻重缓急。可以用ICU比喻数字时代的职场,每个人都看似很忙,其实效率并不高,焦虑和不安全感反而比之前更大。

    大规模生产的工业时代,研究者最大的担心是工作的异化。福特引进了流水线之后,汽车流水线上的工作被分解成为几十个简单的环节,每一个环节的工作都整齐划一。每个工人不断从事重复的劳动,成为标准流程中可以被替代的螺丝钉。生产效率提升了,人却成了机器的“奴隶”。

    数字经济的时代,变成了一个7×24小时连轴转的时代,一个工作和生活的界限日益模糊的时代。人们恨不得手机不用拿在手上,而是能跟大脑直接连接。老板凌晨一点发一条微信,很多下属会争取在五分钟之内回复。很多人希望一天能多出一两个小时,这样就可以多做些做不完的新工作。

    数字经济给我们带来便捷,职场节奏不断加快,同时,智能手机的普及促生了越来越多吸引我们眼球却分散我们注意力的新工具和新娱乐方式。其结果是,工作与休闲的边界变得模糊,工具和娱乐的界限也日益不清楚。我们被便捷的连接所驱使,被无所不在的眼球经济所迷惑,时间碎片化成了大问题。这种情况下,很可能出现一种非常坏的结果:一方面我们觉得自己一直在忙忙碌碌,另一方面我们又会觉得时间飞逝,成就却一般。如此一来,更加剧了我们的焦虑。

    是不是只有变得更快,把更多的工作挤进24小时的时间内,在更零碎的时间内完成更多不同类型的工作才能跟上职场变化的步伐?答案是否定的。在工作上耗费的时间与任务完成的质量并不能划等号。相反,面对职场的快节奏和科技的快速迭代,我们更需要花时间和精力去构建注意力相对更集中的工作环境,最重要的就是知道如何去规划我们的时间。只有夺回自己对时间的掌控权,才能不被外界的各种要求推着走。我们得拒绝时间的碎片化,才能为自己的工作和生活找出整块的时间,专注地做事,兼顾工作与生活的平衡。

    好的时间管理

    西谚有云:时间和注意力最好是大笔大笔地去使用,如果换成了零碎,就不值钱了。数字时代的各种工具,比如社交媒体,恰恰在不断打碎我们的时间,用日益频繁的打扰分散每个人的注意力。

    有着全尺寸键盘的黑莓手机,开启了24小时随时待命的工作状态。那时,职场高管和咨询专家都黑莓不离手,随时随地处理邮件,但那只局限于职场中很少的一部分人。

    智能手机可以说把24乘以7的工作文化普及了,而社交媒体的连接比邮件更要来得高频。每个人都随时处于待命状态,因为便捷的连接而感觉工作高效,因为不断可以讨论和处理问题而觉得工作时间被填得满满的。

    在数字时代,想用碎片化的时间把24小时填满很容易做到。第一时间回复老板、回复同事、回复各种各样群聊里面的问题,时间很快就会过去了。但是这样的时间过去之后,很多人会发现,其实并没有做些什么。

    好的时间管理,首先要从即时连接中解脱出来,为自己找到大块不被打扰的时间。

    一个有效的做法是,尽量减少群聊,不要总是期待即时回复。你能多快联系别人,与别人需要多快回复你没有关系。在只有电话和电邮的时代,并不需要每个人都即时回复,留给职场人安排自己的时间、按照自己的节奏工作的空间比较大。而现在,因为有了即时回复的可能性,无论是老板还是同事,都期待任何@你的信息能得到立刻回复。这不仅人为地盲目加快了工作节奏,给每个人都带来了无形的压力和负担,也在不断打碎别人和自己的工作时间。更重要的是,这种不分轻重缓急的做法也让很多回复缺乏深思熟虑。很多问题,尤其是重要的复杂的问题,所需要的并不是及时的回复,或者果断的执行,而是不同角度的观点和经过思考的回答。工作中,只有极少数问题需要立刻处理,大多数问题都可以等,也应该等。

    从即时沟通回归到邮件那样的非即时沟通,可以自主去确定一个每天回复的时间点,而不是在收到任何信息之后马上去冲动地回复。这种冲动是在数字时代我们收到各种提醒(打扰)信息的常见反应,也是为什么平均每个人一天之内要点亮手机50多次的原因。因为我们习惯于在碎片时间中去查各种信息和资讯,以为那是把时间填满最有效率的方式,总是担心会漏掉什么重要信息。而克服这种冲动是时间管理的窍门,在每天的固定时间去处理微信,简短回复,可以大大降低时间碎片化的成本。需要铭记的是,很多事情都可以等,任何问题都有轻重缓急,不要让即时回复成为数字时代每个人的义务。

    其次,要学会任务管理,为工作做减法。

    好的时间管理,其实是每个人工作中的任务管理。剔除五件要做的事情,可以把剩下的两三件做得更好,因为你会有更多大块的时间处理每一件工作,也可以更专注地去对待每一项任务。需要问自己的是,到底每天有没有一两件比较重要的事情需要自己花大块的时间来专注对待,这样就不会总是被别人推着向前走。

    数字时代的早期,很多人推崇多任务管理(Multi-tasking),认为可以同时处理越多任务的人越牛。他们忘记的是,对于大多数人而言,转换工作状态也需要时间转换思维。如果把上班的时间划分为15分钟的小碎片,用于处理各种不同的工作,很可能忙了很多事,却没有真正做成重要的事。真正好的工作状态是把自己负责的一两项任务管理好。

    如何形成尊重别人时间的工作文化

    在现实中,人们希望更有计划去管理自己的时间,能积累几个小时不受打扰的时间专注于自己的工作,却可能身不由己。所以构建好的工作环境,也绝不是独善其身这么简单,需要去推动构建一种尊重别人工作时间的工作文化。

    开放办公的理念很流行,在很多创业公司,不仅打通了工位和工位之间的隔间,甚至有些公司干脆不设固定工位,理由是很多人在出差或者移动办公,工位根本不需要一比一地配备。开放办公背后有一套创新理论,认为开放的办公室可以打破部门之间的壁垒,制造碰撞交流的机会,鼓励更多跨界交流。现实却是,开放的办公室可以让老板在同样大小的空间里塞下更多的人。开放办公的嘈杂,让无法专注的人只能戴上消噪耳机给自己找来一丝宁静。

    其实,很多处于做事状态的人都需要安静的状态,避免打扰。形成尊重别人时间的文化,首先就要鼓励更多人进入专注的状态,尽量减少给别人带来打扰。

    构建尊重别人时间的文化,可以从学会开会开始。

    打扰别人一定要有充足理由,而开会是占用时间最多的一种工作方式。十个人开一小时的会,耗费的就是十小时的人工。很多大公司已经开始从耗费人工的角度来分析哪些会是必要的,哪些人参会是必要的。因为如果盲目地经常开会,而且是开大会,所带来的时间浪费惊人。

    一些研究者还发现,在不懂珍惜别人时间的公司,开会还遵循一种二八定律:80%的人在会上不发言,80%的会开到最后仍然是由领导做决定。这样算下来,八成的会都不值得开。一本新书《工作不需要发狂》(It doesn’t have to be crazy at work)就提出,最好的会就是三个人开,大多数超过三个人的会都在浪费时间。理由很简单,三人行必有我师,三个人开会有更多机会带来不同的视角,讨论会有明确的抓手,事后对开会的内容不会扯皮,不会出现沟通失真的问题。

    组织开会也很有学问。一种方法是开会之前由组织者给每个人准备一份阅读材料,亚马逊的老板贝索斯就很推崇这种做法。他要求每次开会之前,发起人一定要写一份备忘录,而且不能超过6页。所有参加开会的人,在开会之前都要花时间把备忘录读完然后再讨论。目的就是希望讨论能有的放矢,参与者在阅读备忘录的过程中也能梳理自己的思路。

    我在美国读研究所的时候,有一位老师是曾经担任美国前助理国务卿的谢苏珊教授。她给我们的作业无他,就是一篇简报,限定最多2页,字数在500字以内,目的就是训练如何精炼地把论据和观点写清楚。按照她的说法,国务卿是没有时间阅读超过两页纸的报告的,简报写好是为了未来写清楚备忘录,言简意赅逻辑清晰,其实这是在帮助领导,也是帮助其他参会的人节约时间。

    在开会时让更多人畅所欲言也很重要,安排发言的次序因此就很有讲究。有的公司会特别强调,领导最后发言,就是要避免出现80%的人开会不说话的问题。有时候领导先说话,持有不同观点的下属就会选择不发言明哲保身。

    尊重别人时间的文化,也可以从创建办公室安静的环境着手。已经有管理者提出,办公室应该像图书馆,创建安静的不打扰别人的工作氛围。为了避免干扰,可以在办公室中间设立一些小工作间,以便那些需要打电话的人使用。即使无法马上在办公室推行安静的文化,也可以尝试一下每月有一天确定办公室为图书馆日。

    更有意思的建议是向大学学习,让专家型的人才或者科研人员每周开放一次“办公室时间”(Office Hour)。大学里的教授每周会有一个下午开放出来,方便学生问问题或者请教论文。一些企业的管理者也把这种方法引入到企业的管理中,为了避免对专家型人才的打扰,同时又充分利用专家的知识和经验,选择让专家在每周固定的一个下午,打开办公室大门,任何人都可以进来交谈,问问题,答疑解惑。这样,同事可以在固定时间集中问题咨询专家,而专家可以在其他的工作时间专注于自己的工作。

    一些高管也在实践中践行“办公室时间”这个概念,尤其是他们发现社交媒体交流多了,打电话的时间反而少了,而相对于社交媒体的沟通,打电话其实交流更充分。有一位硅谷的高管就干脆告诉所有同事和朋友,工作日晚上5点半之后的一个小时是他的虚拟办公室时间,欢迎在这段时间打电话给他——因为那正好是他开车回家堵在路上的时间,打电话交流可以让他把垃圾时间变废为宝。

    调整心态

    应对节奏日益加快的职场,需要反其道而行之。做减法,减少工作的事项,能专注于做好一两件重要的事。放慢脚步,不再纠结于即时回复,找回自己支配时间的控制权,就是以静制动的做法。但要真正做到这些,需要调整心态。

    之所以职场中崇尚快,看重多,背后其实是因为FOMO的心态。FOMO就是英文词Fear of Missing Out的缩写,意思是担心被落下了,担心比不上邻家的老王,总想赶上这样那样不同的班车。

    股市涨了,就开始后悔,为什么没在2500点的时候杀进去。2017年末2018年初的时候,比特币红得发紫,很多人说两万美金指日可待,不少对虚拟货币毫无认知、对去中心化区块链也并无了解的人也迫不及待杀入进去,因为赚快钱的心态驱动,也因为看到别人赚钱自己眼馋。这些背后都是FOMO的心态在作祟。

    快,很多时候其实是为了一定要比别人强,总觉得别人比自己做得更快、更先一步,总觉得慢了就会被落下了,会失去好机会。但是,当我们自己的选择只是为了跟别人去对比,为了不被落下,这样的选择很可能是错的,因为没有谁能踏准每一个步点。赶不上车,很正常,因为还有下一班。

    相应的,如果想让自己慢下来,想学会做减法,需要拥抱JOMO的心态。JOMO是Joy of Missing Out的缩写,不要小看更换一个字母,两者心态大不同。JOMO就是并不担心自己赶不上,反而因为被落下来而开心。这是一种是更平和的心态,不会为了比拼而比拼,更关注自己擅长的那一亩三分地。与匆忙地追寻各种机会相比,后者更愿意专注于自己喜欢、自己在意的事情。

    数字时代的职场生存指南,最重要的核心就是这三点:对自己时间的管理,形成尊重别人时间的职场文化,以及对自己心态的管理。归根结底,保持平和的心态,拥有安静的环境,在工作中学会做减法,才能有效集中自己的注意力,做好工作。

    在过去几十年的快速发展中,我们太习惯低头赶路,现在是时候时不时抬头看天了。慢是新的快,少才是真正的多。这背后也代表了一种改变,从埋头做事,到花更多的时间去思考什么是最重要的,什么是最需要去花费时间的。这其实是大事不糊涂的取舍观,也是数字时代应对碎片化所带来的焦虑的最好解药。

    本文来自微信公众号:经济观察报观察家(ID:eecobserver),作者:吴晨(《经济学人·商论》执行总编辑)
    *文章为作者独立观点,不代表虎嗅网立场
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