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你有一份紧急任务:怎样在一天内消化完一堆资料?

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    2016-3-1 09:50
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    [LV.2]偶尔看看I

    发表于 2019-5-16 21:38:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
    一、快速理解一堆资料的能力

    有公司的面试中有这样一道题:给你一本与专业有关的冷门书(以确保你没看过),提出一个问题,给你二十分钟,让你用书中的知识、方法或思路解决这个问题。

    这道题考察的是员工在工作中经常会遇到的问题——你有一个紧急任务,同时给你一大堆齐腰高的资料,只有一天时间消化它们!如何能迅速找到散布于其中的少量有用的信息,梳理出脉络,建立解决问题的思路?

    其实吧,快速理解一堆资料的能力,大学里就开始培养了——老师常常要求你在很短的时间内看一堆专业书,并完成某个作业,是不是类似?可有了互联网之后,很多人偷懒,从网上找现成的论文,导致这个重要的能力一直没能培养出来。

    当然,实际工作中遇到的问题其实比那道面试题和大学里的作业更困难,因为一本书是一个完整的系统,还有目录,前言和后记等等,而一堆工作资料可能就只是一堆乱七八糟的“原材料”。

    所以我们先易后难,先从那道面试题开始解决。

    二、《如何阅读一本书》

    想要用一本陌生的书解决工作中的实际问题,毫无疑问,你至少要理解本书所提供的思路和方法,但20分钟肯定不能让你以正常的方式阅读,唯一的方法就是——只读主线内容。

    一本书的主线,通常由一个写作原点,和一条脉络组成。

    先看原点。原点就是作者写这本书的出发点,即想解决的问题,常常是这本书的书名:

    • 《影响力》——如何提高自己的说服力

    • 《中国历代政治得失》——中国历代政治制度的演变与比较

    • 《高效能人士的七个习惯》——员工如何提高自己的工作效率


    如果书名不明确,大部分也能在目录、前言中找到:

    • 《通往奴役之路》 ——计划经济的危险后果。


    • 《人类简史》——从人类“心智发展”的角度讲人类发展史


    找到“原点”,接下来是“寻找脉络”,还是从目录开始。

    一本长篇小说的目录可以直接无视,但一本专业书的目录作用就大了。它就像一张全国铁路线路图,想要买到合适的票,只要对照线路图上的一系列站名、到站时间即可,并不需要知道每一站之间的具体距离、属于哪个省哪个市哪个铁路分局。

    以《如何阅读一本书》为例,它的目录是这样的:

    序言

    第一篇 阅读的层次
        第一章 阅读的活力与艺术
        第二章 阅读的层次
        第三章 阅读的第一个层次:基础阅读
        第四章 阅读的第二个层次:检视阅读
        第五章 如何做一个自我要求的读者

    第二篇 阅读的第三个层次:分析阅读
        第六章 一本书的分类
        第七章 透视一本书
        ……

    第三篇 阅读不同读物的方法
        第十三章 如何阅读实用型的书
        第十四章 如何阅读想像文学
        ……

    第四篇 阅读的最终目标
        第二十章 阅读的第四个层次:主题阅读
        第二十一章 阅读与心智的成长

    很明显,出发点就是书名,目录就是主线——四种不同层次的阅读。其中第三个层次“分析阅读”是最重要的阅读方式,也是全书的重点。这一部分内容又分为两大块,阅读的基本步骤(第二篇)和不同类别的书的阅读方法(第三篇)。

    大部分专业书因为常常被当成工具书用,作者都会力求像《如何阅读一本书》一样,能让专业读者直接在目录中找到自己想要的部分,那么,面试问题也就可以直接根据目录找到相应的部分。

    然并卵,《如何阅读一本书》这个例子没有什么实际指导性,因为面试题都不会是“送分题”,相当一部分专业书的作者都喜欢跟读者“皮一下”,或者秀一下自己的文学功底——答案在目录中是找不到的。


    比如《万历十五年》,明明是标准的学术著作,黄仁宇偏偏用散文随笔的形式写,目录看上去像是人物传记,前言像写日记,内容大段大段地讲故事……

    这类专业书,可读性很强,但作为工具书,一不划重点,二不列考纲,就算给你一个小时,初读者也未必能准备地把握全书的脉络。

    相信大家也看出来了,工作中遇到的那一堆资料,偏偏更像《万历十五年》这种脉络散漫的书;所以,一天消化一堆资料的工作方法,更适合用《万历十五年》而非《如何阅读一本书》来举例。

    三、推理三步曲

    二十分钟掌握《万历十五年》的理念,这看上去是个不可能完成的任务,但这道题的目的并非要你写书评,或者画思维导图,而是解决问题,所以你有很多“捷径”。

    关键不在于书上讲了什么,而在于问题是什么。

    比如,一部推理小说,大部分情节都有用,就像是一幅完整拼图的碎片;但在现实生活中,跟一桩案子有关的绝大部分信息,最终对侦破毫无用处,所以警察破案首先要去识别出有用的信息,从目标倒推。

    侦破的目标是什么?当然是找到嫌疑人。那么第一步就是初步分析案情,列出嫌疑最大的几个人。再向前倒推,如果这个人就是凶手,他的作案动机是什么?如果作案动机是这个,那么作案前后会留下何种线索?而目前掌握到的信息,哪一些能支持这个猜测的……

    整个推理过程就是“建立合理怀疑”、“寻找突破性信息”、“寻找完整的证据链”三步曲。

    同样,二十分钟掌握《万历十年》,或者一天时间读完一大堆资料,其核心也于你想解决的问题。

    假设面试问题是:“如果你想推行的新工作考核标准触犯了一部分人的利益,你该怎么办?《万历十五年》中的理念给了你什么样的启发?”

    请记住,留给我们的时间只有20分钟,我们要好好地规划一下。我的建议是分成两部分,前十分钟就是建立两到三个“合理怀疑”,并判断其中有“突破性证据”的一个。

    最多十分钟,找到什么就是什么。


    四、别把希望寄托在运气上

    通常用一本书去解决一个具体问题,答案有两种可能,一是找书中具体的方式,二是找书的核心理念。它们一般都会出现在序言,首章、未章、后记之中。

    接下来,我们要在这几个部分中,快速跳过大段“记叙性、论述性、说明性内容”,搜寻与问题最相关的“观点性内容”——如何快速区分这两类内容就是你的语文功底和专业经验了。

    首先,我们在《万历十五年》的“前言”中发现下面的文字:

    十六世纪末,全国田赋额……各府县一般都在百分之十以下,……与此同时的日本大名政权,税额占收入的百分之五十。十七世纪末期的英国,税收每年和人口为三十倍的中国大体相当。据此而作进一步探索,可知“民穷”的根本原因不在国家的赋税过重,而在法律的腐败和政府的低能。国家的税率低,受惠者并非农民,只是鼓励了大小地主加重剥削以及官僚乡里额外加征。

    第一个“嫌疑点”出来了。对照问题,这段给我们一个观点:官员们擅长利用官僚体系把“惠民政策”变成中饱私囊的工具,这也是“行政低效”的重要原因。

    不过,这个总结跟问题的关系好像有点绕……,让我们接着看有什么新发现……,果然,在第一章末尾,看到了这样一段文字:

    他(万历皇帝)逐渐明白,倒掉张居正,真正的受益者并不是他自己。倒张的人物可分为两类。一类人物强硬而坚决,顽固而拘泥。张居正的案件一经结束,他们立即把攻击的目标转向皇帝……要把他强迫纳入他们所设置的规范。另一类人物则干脆是为了争权夺利……

    这第二个“嫌疑点”跟问题的关系就大多了:对上司的政策,下属态度源于两种完全不同的判断标准:注重价值观的一类人分对错,追求名利的一类人看利弊……

    有了一个靠谱的备选项,接下去就轻松多了,很快在书的最后一部分找到了第三个“嫌疑点”:

    当一个人口众多的国家,各人行动全凭儒家简单粗浅而又无法固定的原则所限制,而法律又缺乏创造性,则其社会发展的程度,必然受到限制。……皇帝的励精图治或者宴安耽乐,首辅的独裁或者调和,高级将领的富于创造或者习于苟安,文官的廉洁奉公或者贪污舞弊,思想家的极端进步或者绝对保守,最后的结果,都是无分善恶,统统不能在事业上取得有意义的发展……

    这第三个“嫌疑点”刚好是前面我们总结的观点的推论:如果单凭下属的良知和满足小集团的利益去推进制度革新,其结果必然是失败。

    很明显,第二个出发点最靠谱,即利用下属的各自诉求和彼此的矛盾,推进自己想要的变革。

    明显了出发点后,我们还需要稍微梳理深化一下:

    既然下属有各自诉求,要推行新制度,应该给前一类人讲理想,后一类人以实际利益;既然他们有矛盾,你就可以利用前一类人去干掉后一类人中的败类,再用后一类人的利益主义倾向去制约前一类人的过于理想化的缺陷。

    想法的雏形出来了,那么后十分钟,你的任务就是在书中找到更多的证据去验证你的想法,比如第二章“首辅申时行”中,出现了以下总结:

    与其暴露各人的阴,毋宁提倡他们的阳。正因为如此,他(申时行)被很多人目为放弃理想以妥协为前提的政客。然而还有人比他更为务实,认为所有伦理道德全是空中楼阁,最多也不过是一种理想和一种装饰。对这种看法,申时行也不能同意。理想与装饰究竟不同于虚伪,一个人仍能以此作为起点去推行他的诚意。

    同时还要看一看,书中有没有直接“打脸”否定你的观点的内容。

    运气好的话,你还会发现更直接的答案,同样是在第二章:

    一项政策能否付诸实施,实施后或成或败,全靠它与所有文官的共同习惯是否相安无忧,否则伦理上的完美,仍不过是空中楼阁。

    当然,前面的工作仍然是有意义的——不能把希望寄托在运气上。

    很多看过《万历十五年》的读者一定忍不住要吐槽了,好好的历史书变成了宫斗教程——根本不是这样的。

    是的,通过上面的方法得到的结论,很可能有些是以偏概全,但这不重要——答题最重要啊,读者大人们。

    如果是面试题——面试的目的是考察你“快速学习并建立初步解决思路”的能力,而非正确答案,谁让你只有二十分钟时间呢?

    如果是工作——那就更没有问题了,工作本来就没有标准答案,只要你能形成一套合理的方案,你——就是标准答案。


    这个方法唯一的缺陷是,工作资料并不像书一样有前言、首章、末章和后记,如果没有重点,在全部资料中寻找“嫌疑点”有如大海捞针怎么办啊?

    五、双任务模式

    遇到信息过载的问题,很多人的喜欢先把手上的信息进行系统的梳理和分类。

    但仔细想想,如果你是个大厨,刚接手了一个乱七八糟的后厨,就有客人点了一份红烧肉,你首先要做的事是什么?是把所有的食材、调味品、锅碗瓢盆全部整理分类吗?肯定是先找到跟红烧肉有关的材料和工具。

    如果资料太多,先梳理一下当然也是必须的,但不是系统的分类,而是通过最简单的浏览,让你对手头上的资料有一个大致的了解,并判断出其中最重要的一两份资料——它们的作用就像相当于快速阅读时的“目录、前言、首章、末章和后记”。

    接下来,就可以完美接轨前面的三步曲了:建立两到三个“合理怀疑”、找到“突破性证据”、构建“完美证据链”。

    对于职场新人而言,这可能是一个有点难度的挑战,但对于资深人士、企业高管而言,实际上是他们工作的常态。

    更多的情况下,他们连完整的“消化资料”的时间都没有,而是“边学习,边运用;边认知,边工作;边调查、边决策”。

    这种“双任务模式”,就像正在打通一条英吉利海峡隧道,英国这一头是海量的原始材料,法国那一头是你做出的决定,你只能一边读材料,一边形成思路,两头同时开工,而重点是时刻保持方向的一致性,最后能完美地对接起来。

    而快速消化资料,建立初步思路,正是这种能力的第一步。


    首发于“人神共奋(ID:tongyipaocha)”微信公众号,每周二篇原创,颠覆你对职场的看法。

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